Den Omvendte Udbudsform
Monitoreringsprojektet bruger en innovativ 'omvendt udbudsmetode' inden for offentlig-private partnerskaber. I stedet for at specificere en løsning beskriver Regionen (klinikerne) deres behov og udfordringer, hvorefter private aktører inviteres til at foreslå løsninger, der endnu ikke nødvendigvis er udviklet. Man udbyder altså behovet, ikke løsningen.
I projektet har Region Hovedstaden identificeret kliniske udfordringer på hospitalerne. De private partnere, valgt gennem et innovationspartnerskab, har frihed til at udvikle løsninger, der opfylder disse behov. Metoden fremmer innovation ved at tillade skræddersyede løsninger frem for at følge traditionelle udbud med fastsatte specifikationer.
En optionsbaseret kontrakt oprettes mellem parterne inden samskabelsesperioden. Gennem tæt samarbejde sikrer man, at de udviklede løsninger er relevante for de kliniske behov, realistiske og mulige at implementere. Dette mindsker risikoen for fejlslagne investeringer og øger chancen for succesfuld skalering.
Udbudsprocessen resulterer i:
En partnerskabskontrakt (samarbejdsvilkår)
En indkøbskontrakt, aktiveret ved succesfuld samskabelse.
Deltaljeret behovsbeskrivelse. Kan læses her: Behovsbeskrivelse.
Processen bag udvælgelsen af den private partner
Prækvalifikation
Når behovet var blevet identificeret og valideret, blev det sendt ud i et udbud om innovationspartnerskab. Private aktører kunne byde på partnerskabet/opgaven, og det blev forventet, at den vindende virksomhed ville være en SMV eller et konsortium af flere SMV'er, da de ofte besidder specialiseret viden inden for specifikke teknologiske områder.
Da udbuddet modtog mere end fem kvalificerede ansøgninger, så blev der udpeget fem ansøgere baseret på indsendte referencer. Disse blev prækvalificeret til at afgive et tilbud. Udvælgelsen skete ud fra fire kriterier med følgende vægte:
Erfaring med innovationsforløb (40%)
Produktiv samskabelse med brugere og modtagere af løsningen (30%)
Bredde i samarbejdet og opgaveløsningen (20%)
Håndtering af høj kompleksitet i samarbejdet og opgaveløsning (10%)
Første Afgivelse af Tilbud
Efter prækvalifikationen blev de fem ansøgere bedt om at afgive et konkret tilbud. Tilbuddet skulle indeholde flere elementer, herunder en løsningsbeskrivelse, der forklarede, hvordan de planlagde at udvikle løsningen til forskellige brugsscenarier. Dette inkluderer håndtering af patienter med delir, patienter i isolation, situationer med apparater uden strøm, manglende dokumentationsmuligheder, patienter, der har fortrængt deres egne evner, samt støtte til den søgende sygeplejerske.
Derudover skulle de præsentere en projektplan, der beskrev, hvordan de ville strukturere og gennemføre projektet. Ansøgerne skulle også inkludere en beskrivelse af deres udstyr og faciliteter samt en detaljeret tilbudsliste med prisen for deres løsning. Endelig skulle parternes baggrundsviden fremgå, så der var klarhed om de kompetencer, hver part bragte ind i samarbejdet.
Mikrosprint
Mikrosprinten havde til formål at give Regionen et grundlag for at vurdere virksomhedernes evne til at samarbejde med hospitalsansatte om at løse det sundhedsfaglige behov beskrevet i udbudsmaterialet. Der blev især lagt vægt på, hvordan virksomhederne faciliterede innovationsprocessen, inddrog klinikernes perspektiver og udviklede løsninger. Samarbejdet blev anset som et fælles ansvar mellem virksomhedernes repræsentanter og Regionens repræsentanter.
Til de forskellige mikrosprints opstillede Regionen en case baseret på dagligdagen på Geriatrisk afdeling. Casen repræsenterede en række behov, som skulle identificeres og adresseres i mikrosprinten. Den var dog ikke direkte relateret til det konkrete udbud, da hovedformålet var at vurdere virksomhedernes samarbejdsevner fremfor nødvendigvis at fokusere på deres endelige løsning.
Virksomhederne modtog casen en uge i forvejen og skulle forberede en sprintproces med en maksimal varighed på 6 timer. De bestemte selv, hvordan sprinten skulle struktureres, og hvilke personer de ville medbringe, herunder både specialister og facilitatorer. Bedømmelsen fokuserede på hele forløbet og den udviklede løsning, men ikke nødvendigvis på præsentationen af denne.
Forneden kan du se et uddrag fra en af de afholdte mikrosprints. Skitseringerne repræsenterer idéudveksling mellem klinikere og den pågældende virksomheds repræsentanter.
Efter sprintens afslutning evaluerede regionens deltagergruppe, bestående af sygeplejersker, administrationsrepræsentanter og innovationsrepræsentanter, hele forløbet. Gruppen lavede en fælles vurdering baseret på et evalueringsskema, og resultatet blev et produkt af en fælles diskussion blandt regionens repræsentanter. På dagen blev der enighed om, hvordan hver enkelt virksomhed skulle bedømmes.
Endelig udvælgelse af partner
Efter afholdelsen af de forskellige mikrosprints var det virksomhedernes opgave at indsende endelige løsningsbeskrivelser til Regionen. I denne fase var det centralt for virksomhederne at drage erfaring fra de afholdte workshops for at kunne udarbejde helhedsfyldende løsningsbeskrivelser. Disse beskrivelser skulle ikke blot være informative, men også afspejle de indsigter og kompetencer, som virksomhederne havde opnået gennem deres deltagelse.
Efter indsendelsen af de endelige løsningsbeskrivelser blev ansøgerne evalueret ud fra en række evalueringskriterier, der var fastlagt af Regionen. Disse kriterier havde til formål at sikre en objektiv og retfærdig udvælgelse af den endelige partner.
Regionen har opstillet følgende kriterier for udvælgelsen af en partner, hvor forskellige aspekter spiller en væsentlig rolle:
Prisen på løsningen: 30%
Kvaliteten af løsningen: 70%
Desuden er der fastlagt en række underkriterier, der yderligere specificerer de væsentlige faktorer i vurderingen:
Disse kriterier og underkriterier sikrer, at den valgte løsning ikke kun er økonomisk bæredygtig, men også af høj kvalitet og med fokus på partnerskab samt miljømæssige hensyn.
Samskabelsesperioden:
Når den private partner er fundet, starter samskabelsesperioden, hvor løsningen vil blive udviklet for at imødekomme de identificerede behov. Denne samskabelsesfase forventes at starte i X og strække sig over 18 måneder. I denne periode vil der være et tæt samarbejde mellem den valgte partner og klinikerne fra Geriatrisk Afdeling på Bispebjerg Hospital samt Gastroenheden på Amager og Hvidovre Hospital (AHH). Det er afgørende, at løsningen udvikles i tæt dialog med klinikerne, og at den løbende bliver testet og valideret i en klinisk kontekst for at sikre, at innovationen er behovsdrevet og klar til implementering.
I samskabelsesfasen vil omkring 30 klinikere, herunder sygeplejersker, social- og sundhedsassistenter (SoSu) samt 6-8 læger fra et udvalgt sengeafsnit, være involveret. På Amager og Hvidovre Hospital, som har en større afdeling, vil der også foregå test og implementering. Det betyder, at i alt cirka 70 klinikere vil få mulighed for at arbejde med projektet i deres daglige praksis og blive fortrolige med den nye teknologi.
