Sporing af medarbejdere giver smartere indretning

​En sender i lommen på medarbejdere på Bispebjerg og Frederiksberg Hospital har givet hospitalet og firmaet Hitachi big data om medarbejdernes bevægelser for at kunne indrette fremtidens hospital smartere. De første resultater viser, at der kan spares op til 12 pct. af medarbejdernes gå-afstand.

​Personalet på et hospital går rigtig meget i løbet af dagen. Derfor er det oplagt at se på, om deres gå-afstande kan reduceres, når der bygges nyt. Foto: Louise Bendixen.

Se filmen "Sporing af medarbejdere gør arkitekterne klogere​​":

​​Et af kravene til de mange nye hospitaler, som opføres i Danmark i disse år, er en effektiviseringsgevinst på 7 pct. fra dag ét. Det gælder også for Nyt Hospital og Ny Psykiatri Bispebjerg, som skal bygges på Bispebjerg Hospitals område frem til 2025. Derfor er personalet blevet sporet på Akutmodtagelsen, Medicinsk Modtageafsnit, Intensiv Terapiafsnit og på Røntgen Afdelingen på Bispebjerg og Frederiksberg Hospital.​

​Smartere placeringer sparer penge

”80 pct. af hospitalets udgifter går til løn. Personalet går rigtig meget i løbet af en dag. Derfor er det oplagt at se på, om vi kan reducere deres gå-afstande. Et regnestykke viser, at når vi fjerner 20 skridt om dagen pr. medarbejder, sparer vi 1 mio. kroner om året,” forklarer vicedirektør Claes Brylle Hallqvist fra Bispebjerg og Frederiksberg Hospital.

”Vi håber, at vi kan optimere placeringen af rummene i fremtidens hospital, så de bedre understøtter personalets arbejdsgange,” siger vicedirektør Claes Brylle Hallqvist.​

I november 2014 indgik japanske Hitachi og Bispebjerg og Frederiksberg Hospital et strategisk partnerskab om at udvikle løsninger til at forbedre effektiviteten i hospitalsdriften ved hjælp af it og big data. Hitachi har til formålet udviklet et optimeringsprogram, der udregner, hvor langt personalet går, hvis man flytter rundt på forskellige funktioner og rum.

”Vi håber, at vi kan optimere placeringen af rummene i fremtidens hospital, så de bedre understøtter personalets arbejdsgange. Vi er lige nu i gang med brugerinddragelse og mere detaljeret planlægning af vores kommende hospital, og her er sporingsdata et nyttigt værktøj i diskussionerne af, hvordan afdelingerne skal indrettes,” fortæller Claes Brylle Hallqvist.

​​Meget at hente ved små ændringer

Ved de første sporinger af medarbejdere, fandt Hitachi i samarbejde med byggeorganisationen og personalet på de sporede afdelinger ud af, at man ved at fordele rummene anderledes kan opnå besparelser på 12 pct. af gåafstanden på Medicinsk Modtageafsnit. Og på Intensiv Terapiafsnit kan der hentes 10 pct. alene ved at flytte kontrolrummet ca. 10 meter, fordi det er et rum, som personalet går meget til og fra.

”Data kan synliggøre nogle ting, man ellers ikke tænker over. Det bliver eksempelvis meget synligt, at alle går på toilettet, og mange gør det i forbindelse med en pause. Så måske er det smart at placere toiletter ved siden af personalefaciliteter og at lægge dem centralt og ikke for enden af en gang,” siger projektleder Tine Hancock fra Nyt Hospital og Ny Psykiatri Bispebjerg.

​​Overvågning eller ej?

Rent praktisk er sporingen foregået med små RTLS-tags, som personalet har gået rundt med i kittellommen. RTLS står for Real Time Location System. De små tags sender deres position over wifi-netværket og gør det muligt at spore, hvor personale eller udstyr bevæger sig rundt.

Det er ikke nødvendigvis de samme medarbejdere, der er blevet sporet hver dag, for det er ikke personen, men funktionen, der har interesse for projektet – altså læger, sygeplejersker, sekretærer, SOSU-assistenter mv.

”Vi er ikke interesserede i den enkeltes bevægelser, men i personalets bevægelsesmønster som en helhed. Der har jo været en del opmærksomhed i medierne omkring overvågning af personalet på hospitalerne, og vi har også mødt nogle skeptiske medarbejdere. Men når de hører om formålet med, at vi vil spore dem, er de hurtigt blevet positivt stemt.”

​​Indretter hverdagen bedre

Sporingen synliggør også forhold, som har betydning for arbejdsgangene her og nu. For eksempel, når der er mange bevægelser til en bestemt sekretær på en afdeling. Her kunne det måske være hensigtsmæssigt, at sekretæren tager en daglig runde til alle sygeplejerskerne for at samle deres bestillinger, i stedet for at 12 sygeplejersker bruger tid på at gå til sekretæren.

”Det er vigtigt at koble vores observationer med dialog med medarbejderne, så vi forstår, hvorfor de forskellige bevægelser sker, og om det er den smarteste måde at arbejde på. Man kunne også overveje at lave sporinger med et par års mellemrum for at sikre, at arbejdsgange og rumplaceringer passer sammen. Det behøver man ikke at bygge nyt for at få noget ud af,” konstaterer Tine Hancock.​

Redaktør